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Aviso de privacidad de la CCPA


Residentes de California: Aviso de privacidad para California

De conformidad con la Ley de Privacidad del Consumidor de California ("CCPA", por su siglas en inglés), este Aviso de privacidad de California ("Aviso") se aplica a las personas que residen en el estado de California ("Consumidores"), según se define en la ley, y cumple con la obligación de UKG Inc., conformada por Ultimate Software, Kronos y sus respectivas subsidiarias (en conjunto, "UKG", "nosotros" y/o "nos") de proporcionar a los Consumidores un Aviso de privacidad específico para California. A partir del 1 de enero de 2020, esta sección complementa la información contenida en nuestro Aviso de privacidad existente. En caso de conflicto con cualquier otra sección de nuestro Aviso de privacidad general, este Aviso prevalecerá en relación con las obligaciones de UKG y el derecho de un Consumidor conforme a la CCPA.

Información que recopilamos: recopilamos Información personal, según se define en la CCPA, que incluye información que identifica, se relaciona, describe o es capaz de asociarse razonablemente o podría vincularse razonablemente, en forma directa o indirecta, con un consumidor u hogar en particular.

Revise la información a continuación para conocer más sobre (1) las categorías de Información personal que UKG ha recopilado sobre Consumidores en los últimos doce (12) meses, (2) las categorías de fuentes de las que se recopiló la Información personal, (3) los fines empresariales o comerciales de la recopilación y/o divulgación y (4) las categorías de terceros con los que compartimos Información personal.

Categoría Ejemplos Categorías de fuentes Fin(es) Categorías de terceros con los que compartimos
Identificadores personales Nombre (no alias), dirección, identificador personal único, dirección IP, nombre de cuenta, número del Seguro Social u otros identificadores similares. Categorías de fuentes 1, 2, 3. Fines de recopilación 1,3,4 Categorías de terceros 1,2,3,4,5
Categorías de Información personal descritas en la subdivisión (e) de la sección 1.798,8 Nombre, número del Seguro Social, descripción o características físicas, número de pasaporte o identificación del estado (incluida la licencia de conducir), historial de empleo y educación, información financiera, información médica u otros identificadores similares. Categorías de fuentes 1, 2, 3. Fines de recopilación 1,3,4 Categorías de terceros 1,2,3,4,5
Características de clasificaciones protegidas en virtud de la ley de California o federal Edad, fecha de nacimiento, género, condición de militar o veterano, estado civil, nacionalidad, ciudadanía, embarazo o condiciones médicas relacionadas, información genética u otros identificadores similares. Categorías de fuentes 1 Fines de recopilación 1,4 Categorías de terceros 1,2,3,5
Información comercial Registro de bienes personales, productos o servicios comprados, obtenidos o considerados, u otros historiales o tendencias de compra o consumo. Categorías de fuentes 2 Fines de recopilación 1,2 Categorías de terceros 1,2,4
Información biométrica Incluye (entre otros) imágenes del iris, la retina, huellas dactilares, rostro, mano, palma, patrones de venas y grabaciones de voz, de los que puede extraerse una plantilla de identificadores, como un registro facial o un registro de voz.

Asimismo, patrones o ritmos de pulsación de teclas, patrones o ritmos de marcha, y datos sobre sueño, salud o ejercicio que contengan información de identificación.
Categorías de fuentes 1 Fines de recopilación 1,2,3 Categorías de terceros 2,3,5
Información de actividad en Internet o en otras redes electrónicas Información que incluye (entre otros) historial de navegación e historial de búsqueda. Categorías de fuentes 3 Fines de recopilación 2,3 Categorías de terceros 1,2,4,5
Datos de geolocalización Información utilizada para identificar su ubicación física, por ejemplo, para avisarle sobre puestos vacantes, para fines de impuestos de nómina y para el uso de nuestros productos relacionados con el tiempo. Categorías de fuentes 1,3 Fines de recopilación 1,3,4 Categorías de terceros 4
Información de audio, electrónica, visual, térmica, olfativa u otra similar Comunicaciones por chat, videoconferencias, webcasts, asistencia al cliente. Categorías de fuentes 1,2,3 Fines de recopilación 1,2 Categorías de terceros 1,2,4,5
Información profesional o relacionada con el empleo Historial de empleo actual o anterior, cualificaciones y habilidades, evaluaciones de desempeño, información de nómina, información sobre beneficios de empleo. Categorías de fuentes 1,2,3 Fines de recopilación 1,3,4 Categorías de terceros 1,2,3,4,5
Inferencias derivadas de cualquier información identificada en las categorías anteriores utilizadas para crear un perfil sobre un consumidor Perfil de consumidor que refleje las preferencias, características, tendencias psicológicas, predisposiciones, comportamiento, actitudes, inteligencia, habilidades y aptitudes del Consumidor. Categorías de fuentes 1 Fines de recopilación 1,2,3 Categorías de terceros 2

Categorías de fuentes de las que recopilamos Información personal:
  1. Directamente de un Consumidor, empleado, solicitante o candidato, cuando usted nos proporciona su PI
    1. Ej.: cuando usted contacta a UKG mediante nuestro sitio web, email, por teléfono u otros medios similares
  2. Directa o indirectamente de proveedores, proveedores de servicios u otros terceros
    1. Ej.: nuestros Clientes (en la prestación de servicios)
    2. Ej.: información que el Consumidor ha hecho pública voluntariamente (es decir, para nuestro uso en verificaciones de antecedentes)
    3. Ej.: información que usted ha compartido en plataformas de medios sociales, específicamente cuentas visibles para el público (es decir, LinkedIn)
  3. A partir de su uso, visita o actividad en cualquiera de nuestros sitios web
    1. Ej.: directamente  (a través de su envío de información, para un webinar)
    2. Ej.: indirectamente (a través de información divulgada por su dispositivo o navegador, como dirección IP)

Fines de recopilación:
  1. Para cumplir con los fines para los cuales se recopiló/proporcionó la información
    1. Ej.: para proporcionar los Servicios o Productos contratados con nuestros Clientes, según sus instrucciones
    2. Ej.: para proporcionarle información, productos o servicios que usted nos haya solicitado o que puedan interesarle
    3. Ej.: para proporcionar asistencia o atención al cliente
    4. Ej.: fines legítimos, incluidos, entre otros, motivos empresariales de recursos humanos como oportunidades de empleo personalizadas, procesamiento de nómina, fines impositivos y la provisión de beneficios de empleo
  2. Para mejorar nuestro sitio web, servicios y productos, a través de pruebas, investigación, análisis y desarrollo de productos
  3. Para fines de seguridad, incluso para prevenir el acceso o la divulgación no autorizados, para mantener la exactitud de los datos, proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de su Información personal y para permitir solo el uso adecuado de su Información personal
  4. Para cumplir con todas las obligaciones legales aplicables, incluidas, entre otras, la CCPA

Categorías de terceros con los que compartimos su Información personal:
  1. Proveedores de servicios
  2. Afiliadas/subsidiarias y entidades relacionadas
  3. Terceros a quienes usted o sus agentes nos autorizan a divulgar su PI en relación con Productos o Servicios que le proporcionamos a usted
  4. Asesores externos, como auditores o asesores legales externos
  5. Autoridades gubernamentales, legales, regulatorias u otras similares y/o agencias gubernamentales locales, a solicitud o cuando sea obligatorio

Sus derechos: la CCPA otorga a las personas diversos derechos relacionados con la privacidad ("Derechos") respecto de su Información personal. Esta sección le brinda información con respecto a estos Derechos.

Derecho a un aviso: en el momento de la recopilación de Información personal o con anterioridad, los Consumidores, empleados, solicitantes de empleo y otras personas que residen en el estado de California tienen derecho a un aviso que proporcione las categorías de Información personal recopilada sobre ellos, y los fines de esa recopilación.

Derecho a saber: un Consumidor tiene derecho a solicitar información respecto de nuestra recopilación, divulgación, venta y/o uso de su Información personal durante los doce (12) meses anteriores. Un Consumidor puede solicitar que UKG divulgue:

  • Categorías de Información personal que hayamos recopilado sobre usted;
  • Categorías de fuentes de las se recopila su PI;
  • Categorías de Información personal sobre usted que hayamos vendido o divulgado para un fin comercial;
  • Categorías de terceros a quienes se vendió o divulgó la PI para un fin comercial;
  • El fin comercial o empresarial de la recopilación o venta de PI y
  • Datos específicos de Información personal que hayamos recopilado sobre usted.

Al proporcionarle información electrónicamente, en la medida de lo posible, le entregaremos la información de una manera portátil que le permita transferir la información a otra entidad.

Podemos denegar su solicitud de saber si su identidad no puede verificarse (su solicitud no es una solicitud de consumidor verificable), o si la información ya se ha proporcionado dos veces en un período de doce (12) meses. También podemos rehusarnos a proporcionarle datos específicos de información que hayamos recopilado sobre usted si la divulgación genera un riesgo sustancial, articulable y no razonable para la seguridad de esa Información personal, su cuenta con UKG o la seguridad de nuestros sistemas.

Derecho de eliminación: un Consumidor tiene derecho a solicitar la eliminación de cualquier Información personal que hayamos recopilado de él, o que mantengamos sobre este. Tras recibir su solicitud de consumidor verificable, eliminaremos (e indicaremos a nuestros Proveedores de servicios que eliminen) su Información personal, con sujeción a las excepciones permitidas en virtud de la CCPA, y cualquier obligación legal que tengamos de conservar esa información.

Derecho de optar por quedar excluido de la venta de su Información personal: La CCPA otorga a un Consumidor el derecho de optar por quedar excluido de la venta (según se define en la ley) de su PI. UKG no vende Información personal y, por consiguiente, no le proporciona un mecanismo para optar por la exclusión.

Derecho a no ser objeto de discriminación: UKG no discriminará a un Consumidor en respuesta a la decisión de ejercer cualquiera de los derechos de privacidad otorgados a usted en virtud de la CCPA.

Hacer valer sus derechos: Envío de una solicitud respecto del derecho a saber o de eliminación: como se indicó anteriormente, UKG puede denegar su solicitud si no podemos verificar su identidad. Siga las instrucciones a continuación y proporcione la información solicitada para permitirnos que abordemos adecuadamente su solicitud.

Si usted es un empleado o exempleado de Ultimate Software que reside en el estado de California, puede enviar su solicitud por email a people_ops@ultimatesoftware.com. En el email, indique qué derecho está ejerciendo. A fin de verificar su identidad, su solicitud debe incluir lo siguiente:

  • Su nombre completo y dirección de email asociada con su perfil;
  • Su número de teléfono de contacto preferido y
  • Su fecha de contratación, que la pueden encontrar los empleados actuales o anteriores (hasta un año después de la desvinculación) dentro de su perfil o en su carta de oferta. Requerimos que proporcione su fecha de contratación en el formato MM/DD/AA.

Si usted se ha postulado anteriormente para un empleo con Ultimate Software (solicitantes de empleo) y reside en el estado de California, puede enviar su solicitud por email a people_ops@ultimatesoftware.com. En el email, indique qué derecho está ejerciendo. A fin de verificar su identidad, su solicitud debe incluir lo siguiente:

  • Su nombre completo y dirección de email asociada con su perfil;
  • Su número de teléfono de contacto preferido y
  • La cantidad de oportunidades de empleo a las que se ha postulado con Ultimate, así como el puesto y el código de empleo asociado con cada solicitud, que puede encontrarse en su perfil, en la pestaña Solicitudes.

Si es un empleado o exempleado o ha solicitado previamente un empleo con Kronos y reside en el estado de California, haga clic aquí para ejercer sus derechos con respecto a su Información personal. También puede enviar sus solicitudes ingresando a www.kronos.com o llamando al 833-360-0879.

Si usted es empleado, exempleado o solicitante de empleo de uno de los clientes de UKG, contáctese con el empleador/exempleador directamente.

Si le ha proporcionado a UKG su información mediante nuestro sitio web (es decir, a través de un webinar o para un informe oficial) y reside en el estado de California, haga clic aquí.

Agentes autorizados: Usted puede ejercer su derecho a saber o su solicitud de eliminación de su PI, mediante el uso de un agente autorizado. Una solicitud de un agente autorizado en su nombre solo se aceptará si el agente autorizado nos proporciona un comprobante por escrito que acredite que está autorizado a actuar en su nombre. También podemos solicitar primero al agente autorizado que verifique su identidad, antes de aceptar la solicitud. UKG puede denegar solicitudes de agentes autorizados que no acrediten su condición de agente autorizado o que no verifiquen su identidad.

Cambios a este aviso

Las prácticas descritas en este Aviso específico para California son las prácticas actuales aprobadas el 1 de octubre de 2020. UKG se reserva el derecho de modificar o corregir este Aviso en cualquier momento. Lo invitamos a ingresar con frecuencia a esta página para mantenerse informado de nuestras prácticas de privacidad.

Información de contacto

En cualquier momento, usted puede contactarse con Ultimate para hacer preguntas o plantear inquietudes sobre este Aviso, escribiendo a privacy@ultimatesoftware.com. También pueden enviarse opiniones por escrito a:

The Ultimate Software Group
Atención: Vicepresidente de Privacidad, Riesgos y Cumplimiento
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326

Si tiene preguntas o inquietudes sobre este Aviso, puede contactar a Kronos en cualquier momento escribiendo a privacy@kronos.com, a través de www.kronos.com o llamando al 833-360-0879. También pueden enviarse opiniones por escrito a:

Kronos Incorporated
Attention: Data Protection Officer
900 Chelmsford Street
Lowell, MA 01851